今回は全てのサラリーマンにおけるビジネスマナーをギュッと3項目に絞ってお伝え致します。
これから社会人1年目を迎える新入社員の方には心得として、長く社会生活をおくっている中堅～ベテラン社員の方には復習として、丁寧にお伝え致しますので、最後までお読みいただければ幸いです。
どんな場合でも返信は必ずする
【回答準備が完全に整っていなくとも、受信連絡はすべき】
電話が主流だった一昔前と違って今はビジネスにおいてのやり取りの主軸はメールです。
当たり前に使っているツールですが、メールには「相手の時間を拘束しない」という大きなメリットがあります。
電話をかけるということは、有無を言わさずかけたその瞬間から電話を終えるまでの数分間（場合によっては数十分・・・）、相手の時間を拘束してしまいます。
もちろん急ぎの要件であれば電話でもしょうがないと思いますが、メールを活用することで相手の”今”を奪ってしまわない、かつ、”文字として依頼事をエビデンス化出来る面”では十分にメリットのあるツールなのです。
一方で、受信者側においては”今すぐに返信せずとも良い”ということで一定の時間的猶予が付与されます。
ここが気を付けなければいけないポイントです。
なんでもそうですが、”自由”には同時に”責任”もついてまわるものです。
「いつ返信しても良い」ということは「いつでも返信出来る」ということでもあるのです。
考えてみましょう。
送ったメールに1日も2日も返信がない状態が続けばどうですか？
不安になりますね。
「見てくれているのだろうか」、と。
ですから、メールは出来る限り早めに返しましょう。
具体的な回答に時間がかかる場合は、「メールを確認致しました。おって詳細をお返事致しますので、少しお時間を下さい。」など、そんな一言でも十分です。
”見ているのか見ていないのかすら分からない”という不安を相手に与えない為に、とにかく返信だけはきちっとすぐにする癖をつけましょう。
メールについて知っておくと便利なルールは以前の記事で↓↓
[sitecard subtitle=あわせて読みたい url= https://kenton-sugar.com/business-mail-rule/]
自分から期限を作る
【約束は自分へのプレッシャーすらも和らげる】
先のメールにおいてもそうですが、社内外から依頼や相談事を受けた時に意外と出来る人が少ないのが、自分で約束を自ら設定するということです。
受けた仕事に対して、「準備が整ったら」というスタンスで取り組みはじめるケースがありますが、これでは良くありません。
人によって時間への考え方は本当にまちまちです。
例を上げてみます。
どうでしょう？
普通ですね。
今度はどうでしょう？
具体的な期限が加えられたことで、相手に対しての印象が大分変ったと思いませんか？
こうすることで相手にしてみると、”いつまで待てば返事がもらえる”というスケジュール感がはっきりするメリットが生まれています。
僕もビジネスをする上で、待てど暮らせど返事が来なくヤキモキしてしまう場面が多々あるのですが、一方で上記のような”期日が定められた返信”をもらえると非常に好感を持てます。
そして同時に、ここで忘れてはいけないことがもう一つ。
実はこの行為、自分にとっても大きなメリットがあるのです。
期限を決めていない仕事というのは、「少しでも早く行わなければ」という気持ちと常に隣り合わせなので、その仕事を終えるまでは自分自身にプレッシャーがかかり続けるのです。
もちろん、期限を定めた場合はその日時までに終えなければいけないという別のプレッシャーが存在するわけなのですが、「いつ返事が来るか分からない中で闇雲に待つ相手に、”最短”で回答をしなければならない」ということに比べたらどちらが気持ち的に余裕を持ってその仕事に取り組めるか、というお話です。
なんらかのトラブルやもっと優先度の高い仕事が間に入ってしまい、自分で提示した期限にどうしても間に合わないことが分かったら、その段階で相手方に、遅れる旨のお詫びや現在の進捗状況の報告等をしましょう。
同時に、”次の期限”を自分から提示出来れば、相手もそこに対して、必要以上に憤慨することはほとんど無いと思います。
むしろ、丁寧で誠実な対応として印象が上がるケースすらあると思います。
いつだって自分から約束出来る人の信頼度は高いのです。
相手に話のターンを渡す
【聞くが出来ないと恥ずかしい思いをするのは自分】
これはもう至ってシンプルなお話です。
きちんと話を聞きましょう。
どういう場面においても自分が主導権を持っていたいタイプの人。
プレゼンしたい内容がありすぎて相手の意見はお構いなしの人。
”ダメ”と言われているのにとにかく自分の主張を言い切りたい人。
結構いますね。
確かに、打ち合わせや会議、プレゼンの場において自分の主張をすべきところでするのは絶対的に必要です。
ただ、相手方に発言のターンを一切与えず、ひたすら自分のターンで攻め続けることはNGなのです。
健康志向は良いですが、現実的に2時間×往復＝4時間の通勤に時間を割ける人がいるかと言われれば、私の周りでは残念ながらいません。
徒歩＝運動の大切さを説くのであれば、この場合、「片道2時間も仕事の前後で歩くのは現実的ではない」という相手の環境に配慮した提案をすべきなのです。
○例えば、帰宅後30分程度の運動はどう？とか。
先月家を建てて、すぐにマンションを検討できるという富豪も私の周りには残念ながらいません。
やはりここも、相手が「先月家を建てた」という事実関係をしっかりとヒアリング出来ているならば、分譲マンションの話が非現実的であることは明確な事実ですね。
○「ではご両親のお住まいなどでリフォームが必要な部分はないでしょうか？」と話を切り出す方が理にかなっているでしょう。
そしてこのような話のミスマッチは往々にして、相手側の重要な話を聞き出せていない人がやってしまいがちな傾向にあります。
「2時間離れている」
「先月建てた」
これらの重要な事実を相手に「言わせず」、先行して自分が意味のない提案をダラダラとしてしまっているシチュエーション。
そもそもダメな理由がはっきりしている、という本来はじめに抑えるべき論点が話の最終段階で判明して、お互いに気まずい雰囲気になる・・・ということにならない為には、発信と同じくらいに”聞く”ということに重きを置きましょう。
ゲームと一緒です。
攻めのターンがあれば守りのターンがある。
自分が話すターンと同じくらい、相手に話させるターンを与えることです。
まとめ
【基本だからこそ誰も教えてくれない】
今回は3項目に絞ってみましたが、ビジネスにおいてはルールやマナーが沢山あります。
それが基本であればあるほど社会や会社では事細かにそれらを教えてくれません。
冒頭お伝えしたように、今回の記事は新入社員向けであると同時に、中堅～ベテランの人にも是非今一度自分を振り返ってもらう機会になれば良いなと思って書きました。
経験や年齢を重ねると社内ではもちろん、社外からも自分に対して指摘をしてくれる人というのは必然的に減ってしまうものです。
部下や後輩が普通に出来ていること。
いざ自分にその矛先を向けた時に「アレっ？」と背筋が凍ってしまうことにならないように、時々は基本に立ち戻ってみることは大切です。
そして一番怖いのは、自分に対して何の疑念も持たなく日々の仕事の欠陥が当たり前になってしまっていることです。
あえてビジネス寄りな書き方をしましたが、これは人としてのお話にももちろん通じるものです。
基本がしっかりしている人は並大抵のことで会社、そして社会、家庭において自分のポジションが簡単に揺るぐようなことはありませんから。
後記
最後までお読みいただきありがとうございます。
2月も半ばとなり、相変わらず連日コロナウィルスのニュースが報道され、終息へ向かう気配がないですね。
我が家もまだ生後半年の子供がいて日々不安がつきまといます。
春の訪れへと共に、皆が安心して暮らしていける日々が当たり前に戻ってくれば良いなと思います。
ご質問・ご相談ありましたらコメント欄からお問い合わせ下されば個別にお返致します。
その他、ブログ内で取り上げて欲しい内容があればお気軽にご要望下さい。
